“[Las nuevas herramientas] para el control de subvenciones son fundamentales.
“[Las nuevas herramientas] para el control de subvenciones son fundamentales. [La documentación de soporte] ha sido la mejor innovación” – Mireia Álvarez. Técnica de fondos para campañas (Unidad de fondos públicos – Departamento de Campañas y Ciudadanía)
¿De qué habla Mireia? …
El proyecto Preparados, listos… ¡SAP! presenta: ¡el despliegue de proyecto en Sede Central!
Una vez más, antes de que gritéis “Oh no, han tocado SAP. ¡Los PEP no me funcionarán, no podré registrar gastos y lloverá en fin de semana!” y empecéis a golpearos la cabeza contra la pared más cercana, dejad que os expliquemos:
Pero, ¿qué ha pasado en Sede Central?
El pasado viernes 23 de julio, se implantaron los cambios en el entorno SAP de producción para permitir un mejor seguimiento y reporting de subvenciones. A partir de hoy mismo se puede imputar un gasto cofinanciado a la línea financiera del donante y las compañeras de la Unidad de fondos públicos poseen nuevas herramientas para un mejor seguimiento. Durante las próximas semanas se les dotará de algunas herramientas más y se ajustarán en lo posible a sus necesidades.
Los días 22 y 23 se realizaron las formaciones pertinentes para preparar a los usuarios SAP para estos cambios. ¿Les gustó?, ¿no les gustó?: ved sus valoraciones en el fichero adjunto.
Este despliegue supone también la actualización de varios Formularios para poder indicar la línea financiera que podéis encontrar en la Intranet:
Formulario Solicitud de viajes v1_6
Formulario Petición pedido de compras SAP v2_1 (incluye Visas)
Formulario Liquidación de viajes y gastos v1_1
Formulario Anticipo a proveedor v1.6
Formulario Cambio de posición v1_5
Formulario Contratación v1.7
Formulario Cambio de imputación analítica v1.2
¿Qué puedo hacer yo para contribuir a estas mejoras?
Las nuevas herramientas de seguimiento tienen un potencial que depende en buena parte de todos nosotros y nosotras. El reporting de subvenciones está al final del proceso y la mejora dependerá de que todos los compañeros y compañeras (técnicos de proyectos, colectores de compra, compradores…) que ejecutan gasto cofinanciado contribuyan informando la línea financiera del donante en sus solicitudes de compras y en sus gastos.
Sin vuestra colaboración no serán más que unas bonitas pantallas de SAP.
¿Qué supone para el arranque en países?
Supone un “rodaje” de las funcionalidades, documentación y de los procesos que nos permitirá ajustar las herramientas para un mejor funcionamiento que facilite el despliegue los países
Y los comentarios… ¡Gracias a todos los asistentes a las formaciones por sus comentarios! Todos ellos son muy útiles para la mejora del despliegue en países.
Calendario: próximos pasos.
Primera semana de Octubre: formación a la Célula Executing Affiliate.
Segunda semana de Octubre: formación en países piloto (Nicaragua y Paraguay).
Tercera semana de Octubre: arranque en países piloto.
Noviembre – Diciembre: formación y arranque en Honduras, Bolivia, República Dominicana y Guatemala
Para cualquier duda, comentario o aportación, podéis contactar con cualquiera de los miembros del equipo de proyecto.
Sin más, ¡seguimos!
"[New tool] for the control of subsidies are essential." [The support documentation] has been the best innovation" - Mireia Álvarez. Technique of funds for campaigns (public funds unit - Department of campaigns and citizenship)
What spoken Mireia? …
The project Ready, set... SAP! presents: the deployment of the project at Headquarters!
Once again, until you cry "Oh no, played SAP. "The PEP not I will work, not I register expenses and will rain in weekend!" and begin to hit you the head against the wall more close, let that you explain:
But what happened at Headquarters?
Friday 23 July, changes in the production SAP environment were implanted to allow better monitoring and reporting of grants. Starting from today same is can impute an expenditure co-financed to the line financial of the donor and them companions of the unit of funds public have new tools for a best tracking. During the next few weeks will be provided them some more tools and they conform as far as possible to their needs.
Days 22 and 23 were relevant formations to prepare SAP users for these changes. Did you like them?, did you not like them?: see their valuations in the attached file.
This deployment also involves the updating of various forms to be able to indicate the financial line that you can find on the Intranet:
Travel v1_6 application form
Form request order of shopping SAP v2_1 (including Visas)
Form payment of travel and expenses v1_1
Form advance Provider v1.6
Form change of position v1_5
Form hiring v1.7
Form change of analytical imputation v1.2
What I can do I to contribute to these improvements?
New tracking tools have potential that depends in good part of all us. Grants reporting is at the end of the process and the improvement will depend on which all the compañeros and compañeras (project technicians, purchase collectors, buyers...) running co-financed expenditure will contribute to informing the financial line of the donor in their applications for purchases and expenses.
Without your help they will not be more than a pretty screen of SAP.
What does mean starting in countries?
It is a "shoot" capabilities, documentation and processes that will allow us to adjust the tools for better performance that facilitate deploying countries
Ext-align: justify; "line-height: 15. 45pt;">And them reviews... thanks to all the attendees to the formations by their reviews! All of them are very useful for improving the deployment in countries.
Calendar: next steps.
First week of October: training to the cell Executing Affiliate.
Second week of October: training in countries pilot (Nicaragua and Paraguay).
Third week of October: boot in pilot countries.
November - December : training and boot in Honduras, Bolivia, Dominican Republic and Guatemala
For any questions, comments or input, you can contact any of the members of the project team.
Without more, follow!
« [Les nouveaux outils] pour le contrôle des subventions sont fondamentaux. » « [La documentation d’appui] a été la meilleure innovation » - Mireia Alvarez. Technique du Fonds pour les campagnes (unité de financement public et le ministère des campagnes et de la citoyenneté)
De quoi parle Mireia ? …
Le projet Préparé, prêt... SAP ! présente : le déploiement du projet au Siège Central !
Une fois de plus, avant de crier « Oh non, ont touché SAP. » « Le PEP pas je vais travailler, pas j’ai enregistrer des dépenses et va pleuvoir en fin de semaine ! » et vous commencez à vous frapper la tête contre le mur le plus proche, je vous explique :
Mais ce qui est arrivé au siège de ?
Vendredi 23 juillet, changements dans l’environnement de production SAP ont été implantés pour permettre de mieux suivi et rapports de subventions. A partir d’aujourd'hui une dépense cofinancée la ligne financière du donneur peut-être être facturée et les compagnons de l’unité des fonds publics ont de nouveaux outils pour mieux surveiller. Durant les prochaines semaines seront fournies certains outils plus et ils se conforment autant que possible à leurs besoins.
Jours 22 et 23 étaient des formations pertinentes pour préparer les utilisateurs SAP pour ces changements. Vous avez aimé eux ?, vous n'avez pas aimé eux ? : voir leurs valorisations dans le fichier joint.
Ce déploiement implique également la mise à jour des différentes formes de pouvoir indiquer la ligne financière que vous pouvez trouver sur l'Intranet:
Formulaire de demande de v1_6 de voyage
SAP achat ordonnance demande formulaire v2_1 (y compris les Visas)
Forme de règlement des frais de voyage et v1_1
Formule avancée vers fournisseur v1.6
Formulaire de changement de position v1_5
Former embauche v1.7
Formulaire de changement d’imputation analytique v1.2
Ce que je peux faire j’ai contribuer à ces améliorations ?
Les nouveaux outils de surveillance ont un potentiel qui dépend en bonne partie de tous les nous et nous. Ce signalement des subventions est à la fin du processus et il améliore la volonté dépendent de celle de tous ces compagnons et compagnes (technique des projets, collectionneurs d’achat, acheteurs...) qui exécute les dépenses cofinancée contribuent informant la ligne financière du donneur dans leurs demandes d’achats et leurs dépenses.
Sans votre collaboration ne sera plus de certains écrans beaux de SAP.
Ce qui est pour le démarreur dans le pays ?
C’est un « shoot » des capacités, la documentation et des processus qui nous permettra d’ajuster les outils pour une meilleure performance qui facilitent le déploiement de pays
Ext-align : justifier ; « line-height : 15. 45pt ; » >Et les commentaires... Merci à tous les participants aux formations par leurs commentaires ! Ils sont tous très utiles pour améliorer le déploiement dans le pays.
Calendrier : prochaines étapes.
Première semaine d’octobre : formation à la cellule d’exécution affilié.
Deuxième semaine d’octobre : de formation dans les pays pilotes (Nicaragua et Paraguay).
Troisième semaine d’octobre : démarrage dans des pays pilotes.
Novembre - décembre : formation et botte en Bolivie, République dominicaine, Honduras et Guatemala
Pour toutes questions, commentaires ou entrée, vous pouvez contacter un des membres de l’équipe de projet.
Sans plus, suivre !
